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» 2014年08月19日 11時01分 UPDATE

知っておきたい“言い訳するとき”のコツ

ビジネスの上で必要になる事もある言い訳のフレーズ。困ったときに使える言い訳が収録された書籍『困ったときの「モノの言い方」言い換え辞典』を紹介します。

[新刊JP]
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 ミスや遅刻をするたび「すみません、すみません」を繰り返してしまう、相手に嫌われるのが怖くて黙りこんでしまう、何かを説明しようとすれば言い訳のように聞こえてしまう……。ビジネス上のコミュニケーションに困難を感じている人は少なくないはず。

知っておきたい“言い訳するとき”のコツ 知っておきたい“言い訳するとき”のコツ

 『困ったときの「モノの言い方」言い換え辞典』(村上英記/著、日本実業出版社/刊)は、そんな悩みを解決する1冊です。

 タイトルにもあるように、本書はビジネスシーンで困ったときに使える言い訳が普段の言葉から引ける辞典。その場にふさわしいフレーズと解説、文例がすぐに見つかるようになっています。

 例えば、「わたしはそうは思いません」で引いてみると、

「そうでしょうか」(ビジネスでは使えない表現)

「そういう考え方もありますね」(丁寧で印象のよい表現)

「確かにそれも一理ありますね」(よりかしこまった表現)

といったフレーズが見つかるので、シチュエーションに合わせて使い分けることができます。

 ここでは、本書の中から、ビジネスでの言い換えの作法を幾つかピックアップしてご紹介します。

ウソはどこまでOK? 仕事を忘れていたときの言い訳

 例えば、上司から取引先に電話をするよう言われていたのにうっかり忘れていた場合について考えてみましょう。

  1. 「電話したのですが、留守でした。もう一度かけてみます」
  2. 「後回しにしていたら忘れてしまいました」
  3. 「すみません、他の仕事が終わらず……。すぐにかけます!」

 (1)はやってはいけない言い訳です。電話したかどうか先方に確認すればすぐにばれてしまいますし、一回だけならまだしも、何度も重なれば相手も不審に思うでしょう。

 (2)はウソのない事実ですが、ビジネスシーンでは正直が一番とは限りません。これでは「後回しにしたのか」と相手を怒らせてしまう可能性もあります。

 (3)は、全てが真実ではありませんが、「電話をしていない」という部分ではウソをついていません。このようなフレーズが、「効果的な言い訳」と言えるといいます。

 幼稚なウソやその場しのぎの言い訳をするのではなく、自分に不利な情報をうまく隠すことで、ピンチを脱出し相手からの信頼を得ることができるようになるのです。

相手を攻撃するのはNG!

 基本的に、できるビジネスパーソンは相手を直接攻撃しません。ときには相手側に非があったり、相手が失礼な物言いをしたりすることもありますが、きつく言い返してその後の関係が修復不可のものになってしまった……などとならないよう気をつけましょう。

 相手の指示通りに作業していたのに非難された場合、どうしたらいいのでしょうか。

  1. ○○さんの指示通りに動いただけです。
  2. ○○さんにも責任はあるでしょう。
  3. 〜という指示だと勘違いしてしまいました。

 この中では(3)だけが、相手の感情を逆立てることなく言い訳できています。

 相手の意見に反論したいときは、「それは違うと思います」というストレートな表現を使うと相手を否定していることになってしまいますから、「〜という意見もあるようです」「違う角度からお話させてください」など、相手が聞き入れやすくなるような下地を作ってから自分の意見を述べることが効果的になりそうです。

 どんなコミュニケーションでも、最終的に大切なのは相手の心と自分の心が近づくことです。どれだけ巧みな言葉を使っても、それだけで相手を説得できるわけではありません。しぐさや表情など、言葉以外の表現をどう使うかも大切です。本書を道案内に、信頼関係を築くためのコミュニケーションを続けていきたいですね。

(新刊JP編集部)

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