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» 2013年08月27日 18時00分 UPDATE

面倒な「日報」で自分を成長させる秘訣

多くのサラリーマンが書いているであろう「日報」。日常的な業務の一部でありながら、面倒だと感じている人は多いのでは? そんな日報で自分を成長させる秘訣を教えてくれる書籍を紹介します。

[新刊JP]
新刊JP

 一日の仕事を終える時、その日にやったことを上司に報告したり、同僚と共有するために書くのが「日報」です。「日報」という名前でなくても、ほとんどの人は何らかの形で自分の業務とその成果を報告する資料を日常的に作っていると思いますが、本当は面倒くさいけど仕方なくやっているという人も多いのでは?

fhfig565.jpg 面倒な「日報」で自分を成長させる秘訣

 しかし、面倒くさいのは、「義務」だと感じるからであって、それが自分の成長につながると思えれば、積極的に取り組みむようになるはずです。

 『小さなひらめきが成果に変わる A4マイ日報で「勝ちパターン」仕事術』(中司祉岐/著、幻冬舎ルネッサンス/刊)は、単なる一日の報告に終わらず、自分の仕事をもっと高めてくれる、「自分のための日報」の書き方を紹介した一冊。会社のためではない「自分のための日報」とはいったいどんなことを書くものなのでしょうか。

始業前

  • 仕事前に今日一日のスローガンを書く

 始業前に「今日一日のスローガン」として、元気が出る一言を書きます。「売り上げ○○円達成するぞ」「笑顔を絶やさない」など、そのフレーズを見るたびにやる気や元気が出るようなポジティブな宣言にするのがポイントです。

  • イメージしている「夢・希望」を書く

 これも始業前に書きましょう。将来なりたい自分像や夢、仕事の成功を通して自分がハッピーになれそうなことを、照れずに書きます。

  • 「目標」を具体的に設定する

 いま達成を目指していることを、できるだけ具体的に書きます。「今日の目標」「今週の目標」というように短期的なものにして、いつまでにやるという期限を設定しましょう。

  • 一日の予定を組む

 一日の仕事の予定は「タイムスケジュール」と「タスク」という2つの面から書きます。

 まず、どうしても外せない大事な予定をタイムスケジュールに書き込み、その後にその日やるべきタスクを個条書きして、優先順位をつけて、タイムスケジュールの空いている時間に入れていきましょう。

仕事中〜終業後

  • 結果を正直に記す

 始業前に立てた予定をきちんとこなせたのか。それによって成果が出たのか、仕事中に得た気づきなどを、こまめに書きます。「現状を正しく知る」ことが目的なので、正直に、上司や顧客からのきつい言葉も具体的に記録しておきましょう。

終業後

  • 「うまくいったこと」「うまくいかなかったこと」をチェック

 終業後はその日一日を振り返ります。「うまくいったこと」「うまくいかなかったこと」は何か、予定と実際の行動を比べて、予定の立て方やタスクの優先順位のつけかたは正しかったかチェックして、あした以降に生かしましょう。

  • 「ルール化」することを整備する

 前項の「うまくいったこと」はこれからも続けるべきなので、具体的な行動に落とし込んで「マイルール」として定着させます。

  • 「改善策」を考える

 「うまくいかなかったこと」は、もちろん改善しなければなりません。こちらも、具体的な行動に落とし込むようにしましょう。かかった時間、売り上など、「数字」を出して考えると、具体的な改善案を考えやすくなります。

 「自分のための日報」にかける時間は、始業前に5分、仕事中はこまめに書き込んで、終業後に7分が目安。毎日たった10数分割くだけですが、著者の中司さんの元には「飛び込み営業がみるみる決まり、売り上げが4倍になった」「1年以上続いた赤字が3カ月で黒字に変わった」など、数々の成功事例が寄せられているとか。

 本書には、A4シートを使った「自分のための日報」のフォーマットの作り方や、「トーク上達」や「アイデアがぞくぞくと出る」など、それぞれの目標にあわせた日報の書き方が取り上げられています。今特に問題なく仕事をしている人も、停滞して困っている人も、一度試してみると自分の仕事が変わり、飛躍のきっかけとなるかもしれません。

(新刊JP編集部)

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