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» 2013年07月10日 13時10分 UPDATE

仕事が劇的にできるようになるノートの使い方

仕事を上手く終わらせることができない人は、仕事の仕方を見なおしてみる必要があるかもしれません。今回は、仕事を整理して効率的に終わらせるためのノート作りの方法を紹介します。

[新刊JP]
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 上司に怒られてばかりいる、仕事が終わらず残業ばかり、ミスが多い……。仕事のミスも残業も怒られることも、誰にでもあることです。しかし、それがあまり続くようなら、自分の働き方を見直してみるべきかもしれません。

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 『1日5分ミニノート仕事術:仕事のゴチャゴチャが解決するシンプルな仕組み』(山崎城二/著、現代書林「元気が出る本」出版部/刊)は、仕事の処理量・質ともに劇的に向上するミニノートの使い方を示した一冊です。

 必要なのはB7のミニノートだけ。これをどう使えば、自分の仕事を変えることができるのでしょうか。


1.取り組む仕事のリストとランクをすべて書き出す

 まず、その日に取り組む仕事を、「商談」から「朝礼」「日報作成」に至るまですべて書き出し、重要度別にA(最重要)〜D(無駄な仕事・やってはいけない仕事)まで4段階に分類します。こうすることで、タスクに優先順位をつけられ、なおかつ無駄な仕事にも気付くことができます。記入する時は一行空きにして書くと便利です。

2.今日終わらせる仕事は目標作業時間を記入する

 1で書き出したタスクのうち、その日のうちに終わらせなければならないものに対して目標とする作業時間を決めて、ノートに書き込みます。そしてその時間通りに仕事を進めていきましょう。どんなタスクにどれだけの時間を使っているのかが把握でき、効率化につながります。

3.今日以降に終わらせる仕事は期日を記入する

 その日のうちに終わらせなくてもいいものには、期日を書き込みましょう。はっきり期日が決まっていないものについては自分で期日目標を決め、それを守るように仕事を進めます。

 自分で期限を管理する習慣をつけておくと、仕事を振る上司からの信頼は厚くなるはずです。

4.取り組む仕事の順番を記入する

 ここまで済んだら、その日にやるタスクに順番をつけ、タスクリストの左に番号を書き込みます。

 午前中に集中力が必要な仕事、午後は単純作業というように、自分の体調や能力にマッチした順番を決めれば仕事のスピードが上がります。

5.新しい仕事が入ったら追加して書く

 もちろん、すべて計画通りにすすむはずもなく、急な仕事や新しい仕事はどんどん入ります。それらもその都度ノートに記入していきましょう。1で一行空けて書いておくと、その空けた行に書き込めるので便利です。

6.仕事を終えるたびに終了マークを書く

 仕事を終えたら、その都度「済」マークをつけていきます。これによって仕事が進んでいるのを実感できますし、残りの仕事がどれくらいあるのかも一目で分かります。

7.終わらなかった仕事は翌日に記入する

 その日にやる仕事はその日に終わらせるのが理想ですが、そうもいかないこともあります。やり残した仕事は翌日のリストに記入します。

 いつまでも同じ仕事がリストに書き込まれ続けるのはプレッシャーです。そのプレッシャーがやり残さないように仕事をするモチベーションになります。

8.仕事終わりに翌日の計画を立てる

 一日が終わったら、翌日のタスクリストを作ってしまいましょう。この習慣がつくと仕事の「計画力」が格段に上がります。

 翌日何をするかがはっきり分かっていると、夜の時間をリラックスしてすごるという意味でも、仕事の計画は前日に立ててしまいましょう。

9.プチご褒美を用意する

 計画通りに仕事をやり遂げられたら、自分に小さなご褒美をあげましょう。これはモチベーション維持に役立ちますので、ぜひやってみてください。

 本書には、今回紹介したノート術のより詳しい解説や、応用・実践までが明かされています。「仕事ができる人」とは、計画的かつスピーディーに仕事を進められる人です。本書のノート術はまさに仕事の計画性とスピードを養うためのもの。ぜひ習慣化して、上司からも部下からも信頼される「できる人」を目指してみてください。

(新刊JP編集部)

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