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» 2013年06月25日 12時05分 UPDATE

嫌われてしまうメールの特徴

文字だけのやり取りだからこそ気を使いたいメールの文章。特に、ビジネスメールは細かな言葉遣いにも気をつけたいものです。今回は、マイナスのイメージを与える嫌われてしまう文章の特徴を紹介します。

[新刊JP]
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 メールの文章で相手から自分がどのような人か判断されていることは多い。特にプライベートをお互い知らないような仕事相手の場合は気をつけるべきだ。何気なく使った言葉で、知らないうちに相手をカチンとさせ、嫌われているかもしれない。こんなことにならないためには、どうしたらいいのだろうか。

fhfigsj399.jpg 嫌われてしまうメールの特徴

 『和田裕美の性格がよくなるメールの書き方』(和田裕美/著、光文社/刊)では、読んだ人が心地よくなり、あなたのことを好ましく思ってくれる文章の書き方について、8つの文章の基本を紹介している。

 人から嫌われてしまう文章には特徴がある。例えば、強引な文章。典型的なのは「お返事ないようなら、この日で決定します」や「この日程で決定しました。これでお願いします」というような一方的な文章だ。これでは人の気持ちは動かない。このメールによって気分を害し、頑固になってしまった人は、実際スケジュールが空いていても「その日はダメです」といいたくなってしまうものだ。

 ネガティブ表現が多いのも嫌われてしまうメールの典型例だ。「しんどいです」「辛いです」「もう自信ないです」という言葉が並んでいると、読んでいるこちらはもちろん心配するし、励まそうともするが、やはり読んでいるうちにげんなりしてしまう。決して元気で楽しい気持ちにはなれない。また、「○○さんも大変ですよね。最近ついてないですね」「これからが地獄のような忙しさですね」なども一見、相手の心配をしているようでいて、ジワジワと内側から痛めつけるような文章だ。

 さらに、言い訳が多いのもよくない。何かの原因で相手を怒らせた場合や自分のミスで迷惑をかけてしまった場合、「すみません」と謝罪をするのは当然のことだ。だが、そこに、自己正当化をした「言い訳」を付けすぎてしまう人がいる。「○○についてはすみませんでした。しかし、この件は先にわたしの方からお願いしていたので、この認識で正しいと思っておりました」と、謝罪もそこそこにすぐに「弁解」では、謝ってもらっている気がしない。

 この場合は「わたしの至らなさのせいで大変ご迷惑をおかけして、本当にすみませんでした。言葉ではまったく足りませんが、心よりお詫び申し上げます。今回の件につきましては○○のように今後はさせていただきます。またあらためましてお電話させていただきます」という言葉があってから、弁解として若干のいきさつを書く方が空いても受け入れやすい。

 そんなつもりはなくても、自分の言葉で相手を怒らせてしまったり、思わぬところで損をしてしまうこともある。考えて、工夫して、思いを込めて、メールを書くときにいままでより少し気をつけてて書くだけでも、相手への伝わり方は変わるはず。言葉は人を喜ばすことも、ときには傷つけることもできるのを改めて思い出させてくれる一冊だ。

(新刊JP編集部)

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